DIVERSE BRONNEN OVER HET DOSSIER

BRON: KNMG

Advies

Een patiënt heeft het recht om (gegevens uit) zijn medisch dossier te laten vernietigen. U moet een verzoek daartoe in beginsel honoreren, behalve als u een beroep kunt doen op een uitzondering .
U kunt uw patiënt wel wijzen op de nadelen die de vernietiging van het dossier heeft voor de continuïteit van de zorg. Ook kunt u hem aanbieden om niet het hele dossier te vernietigen, maar alleen bepaalde gegevens eruit. Of u kunt het dossier, in plaats van het te vernietigen, aan de patiënt overhandigen. Blijft uw patiënt volharden in zijn wens en is er geen sprake van een uitzondering, dan moet u aan zijn verzoek voldoen.

Toelichting

Een patiënt heeft het recht om gegevens uit zijn medisch dossier te laten vernietigen. Dit staat in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO)1. Het vernietigingsrecht geldt alleen voor gegevens die u als arts heeft opgeslagen in het kader van uw dossierplicht. Financiële en administratieve gegevens over de patiënt en persoonlijke werkaantekeningen vallen niet onder het vernietigingsrecht.

Uitzonderingen

Op het vernietigingsrecht uit de WGBO bestaan de volgende uitzonderingen:

• Een ander dan de patiënt heeft een aanmerkelijk belang bij het bewaren van de gegevens.
  U mag een verzoek om vernietiging van bepaalde gegevens afwijzen als een ander dan de patiënt een aanmerkelijk belang heeft bij het bewaren van die gegevens. U moet dan aannemelijk maken dat het belang van die ander groter is dan het belang dat de patiënt heeft bij de vernietiging. Het moet gaan om een concreet, actueel belang. Denk bijvoorbeeld aan het belang van een familielid om de gegevens te kunnen gebruiken voor een onderzoek naar erfelijke ziekten.
  Ook als arts kunt u een aanmerkelijk belang hebben bij het bewaren van bepaalde gegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval als een patiënt een juridische procedure tegen u is gestart of als u op reële gronden kunt aannemen dat de patiënt dit binnenkort gaat doen. In dat geval heeft u er belang bij dat de gegevens bewaard blijven, zodat u ze voor uw verweer kunt gebruiken. Echter, het enkele feit dat een patiënt mogelijk een klacht zal indienen, is onvoldoende grond om een vernietigingsverzoek af te wijzen.
• Een andere wet bepaalt dat gegevens niet vernietigd mogen worden.
  Soms bepaalt een andere wet dat gegevens (binnen een bepaalde termijn) niet vernietigd mogen worden. Voorbeelden hiervan zijn de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz) en de Wet zorg en dwang (Wzd). Beide wetten bepalen dat de gegevens van een cliënt niet mogen worden vernietigd in de eerste vijf jaar van de bewaartermijn2. Pas na die vijf jaar kan de cliënt/betrokkene een verzoek tot vernietiging doen.  
• De vernietiging belemmert goed hulpverlenerschap.
  U hoeft een dossier niet te vernietigen als overduidelijk is dat deze vernietiging tegen het belang van de patiënt ingaat. Denk aan informatie die zó cruciaal is voor de behandeling, dat u na de vernietiging hiervan geen goede zorg meer kunt leveren. Of aan een verzoek van een ouder om informatie over vermeende mishandeling uit het dossier van zijn kind te verwijderen.
• De WGBO is niet volledig van toepassing.
  Het vernietigingsrecht uit de WGBO is niet altijd volledig van toepassing. Dit geldt bijvoorbeeld voor medische keuringen die in opdracht van een derde worden verricht. Een voorbeeld hiervan zijn de zogenoemde ‘verplichte spreekuurcontacten’, zoals sociaal-medische begeleiding en verplichte medische keuringen tijdens het dienstverband. Op deze verplichte contacten is de WGBO alleen van toepassing voor zover de aard van de rechtsbetrekking zich daar niet tegen verzet. In de praktijk betekent dit dat de werknemer geen vernietigingsrecht heeft voor gegevens die uit zo’n verplicht spreekuurcontact voortkomen.

Alternatieven

Verzoekt de patiënt om vernietiging van zijn hele medisch dossier, dan kunt u hem zo nodig wijzen op de nadelen hiervan en hem afraden om dit te doen. Bijvoorbeeld als u twijfelt of de patiënt wel kan overzien wat de gevolgen van de vernietiging zijn voor de continuïteit van de zorg. Als alternatief kunt u de patiënt de mogelijkheid bieden om niet het hele dossier, maar alleen bepaalde gegevens hieruit te vernietigen. Of u kunt hem het dossier, in plaats van het te vernietigen, overhandigen. Zo behoudt de patiënt de mogelijkheid om de gegevens op een later tijdstip alsnog aan een arts te geven. U bent echter niet verplicht om dit te doen.

Informatie verstrekken aan derden na vernietiging

Daarnaast is het raadzaam om de patiënt bij een verzoek om vernietiging erop te wijzen dat u na de (gedeeltelijke) vernietiging van zijn dossier geen onjuiste of misleidende antwoorden zult geven bij informatieverzoeken van anderen. Merkt u dat er door de vernietiging van bepaalde gegevens een verkeerd beeld uit het resterende dossier naar voren komt? Dan kunt u bij een informatieverzoek zeggen dat u de vragen wegens een onvolledig dossier niet goed kunt beantwoorden.

Schriftelijk verzoek

Een patiënt moet een verzoek om zijn dossier geheel of gedeeltelijk te vernietigen, schriftelijk of elektronisch bij u indienen. Aangeraden wordt om dit verzoek, bijvoorbeeld als correspondentie, buiten het dossier te bewaren. Ook kunt u in het medisch dossier aantekenen dat een deel ervan is vernietigd op verzoek van de patiënt. Daarbij tekent u aan dat de patiënt een verzoek tot vernietiging heeft gedaan, maar niet welke gegevens zijn vernietigd.

Termijn

U bent verplicht om binnen een maand aan het schriftelijke verzoek van de patiënt te voldoen. Is het verzoek ingewikkeld (bijvoorbeeld veel uitzoekwerk) of heeft de patiënt meerdere verzoeken gestuurd? Dan kunt u deze termijn met twee maanden verlengen. U moet dan wel binnen een maand aan de patiënt laten weten dat het langer gaat duren3.

Verzoek weigeren

Weigert u om aan het vernietigingsverzoek te voldoen, dan moet u die weigering goed onderbouwen. Als de patiënt het hier niet mee eens is, kan hij zijn vernietigingsverzoek voorleggen aan bijvoorbeeld de functionaris gegevensbescherming van de zorgaanbieder.

Recht op vergetelheid

Een burger heeft ook een ‘recht om vergeten te worden’ op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit recht geldt in principe niet voor medische dossiers, omdat de voorwaarden ervoor in dat geval niet van toepassing zijn. Desondanks kunnen patiënten wel een beroep doen op hun vernietigingsrecht uit de WGBO.

BRON: Autoriteit Persoonsgegevens

Medisch dossier

Zorgverleners, zoals huisartsen, tandartsen en specialisten, leggen de medische gegevens van hun patiënten vast in een medisch dossier. De rechten van patiënten en plichten van zorgverleners daarbij zijn wettelijk vastgelegd.

Dossierplicht

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) zijn zorgverleners verplicht een medisch dossier bij te houden.

Beveiliging

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat zorgverleners medische dossiers goed beveiligen. Zij moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het dossier van een patiënt.

Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. In die wet is bepaald dat de zorgverlener het medisch dossier in principe 20 jaar moet bewaren.

BRON: NVO

Wat is de bewaartermijn van dossiers en wanneer mag u een dossier vernietigen?

De algemene regel is dat dossiers 20 jaar worden bewaard, of zoveel langer als nodig is voor de zorg van een goed pedagoog (art 34 NVO beroepscode). Tenzij de pedagoog of de instelling waarvoor hij werkzaam is, gebonden is aan een andere (wettelijke) bewaartermijn. Deze bewaartermijn gaat in vanaf het jaar dat de professionele relatie is afgerond. 

Bewaartermijn vanaf 2020

Tot 1-1-2020 gold een bewaartermijn van 15 jaar. Wat betekent deze wijziging van bewaartermijn voor dossiers die in december 2019 de bewaartermijn van 15 jaar behaalden, maar nog niet gelijk zijn vernietigd?

Dossiers die in 2019 de bewaartermijn van 15 jaar hebben bereikt, hoeven niet meer te worden bewaard en mogen worden vernietigd. Dat geldt ook voor de dossiers die op 31 december 2019 de termijn van 15 jaar behaalden. Het feit dat de vernietiging niet meer in 2019 gerealiseerd kon worden is daarvoor geen belemmering.

Uitzondering bewaartermijn van 20 jaar

Pedagogen die werkzaam zijn in het onderwijs kunnen beslissen om voor de dossiers de bewaartermijn aan te houden die geldt voor de school waar de pedagoog werkzaam is. De bewaartermijn van 20 jaar -zoals vermeld in de NVO-beroepscode- is gebaseerd op de Jeugdwet en de WGBO. Voor scholen geldt andere wetgeving. Daarom biedt de beroepscode de mogelijkheid voor de pedagoog die werkzaam is in het onderwijs om aan te sluiten bij de bewaartermijn van dossiers die de school hanteert. 

Van belang daarbij is dat het dossier wordt bewaard op de locatie of digitale omgeving van de school, zodat het school regime van toepassing kan worden verklaard. Communicatie over bewaartermijnen kan dan onder meer plaats vinden via de schoolgids.

Bij herziening van de NVO beroepscode 1 september 2021 geldt deze uitzondering niet meer alleen voor pedagogen in het onderwijs. De pedagoog is niet gebonden aan de bewaartermijn van 20 jaar, indien de pedagoog of de instelling waarvoor hij werkzaam is, gebonden is aan een andere (wettelijke) bewaartermijn (art 34 NVO Beroepscode).

BRON: Rijksoverheid

Hoe lang wordt mijn medisch dossier bewaard?

Uw medisch dossier wordt minimaal 20 jaar bewaard. U kan uw arts altijd vragen om uw dossier langer of korter te bewaren. 

Algemene bewaartermijn medisch dossier

Uw arts moet uw medische dossier minstens 20 jaar bewaren. Die termijn geldt vanaf de laatste wijziging in uw dossier.  

Langer dan 20 jaar bewaren medisch dossier

Er zijn redenen waarom een medisch dossier langer bewaard mag blijven.

• Als een arts uw gegevens langer nodig heeft.
  Heeft een arts uw gegevens langer nodig om u goed te behandelen? Dan moet hij uw dossier langer dan 20 jaar bewaren. Bijvoorbeeld bij ziektes die terug kunnen keren of kunnen verergeren.
• Belang van iemand anders
  Soms kan uw medisch dossier langer dan 20 jaar worden bewaard vanwege het belang van iemand anders. Bijvoorbeeld voor uw kinderen als u een bepaalde erfelijke ziekte heeft. Of als u een procedure heeft aangespannen tegen uw zorgverlener en deze de gegevens nodig heeft voor zijn verweer.
• Andere wettelijke bewaartermijn 
  Academische ziekenhuizen moeten bepaalde documenten bewaren tot 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt, zoals het operatieverslag en de ontslagbrief. Dat komt omdat op deze gegevens de Archiefwet van toepassing is. 
• Bij gedwongen opname: bewaartermijn 5 jaar
  Medische gegevens van psychiatrische patiënten die gedwongen zijn opgenomen moeten minimaal tot 5 jaar na hun ontslag bewaard blijven. Deze bewaartermijn komt voort uit het Besluit Patiëntendossier Bopz. 
• Voor statistiek en wetenschappelijk onderzoek 
  Anonimiseert uw arts de gegevens voor statistieken of wetenschappelijk onderzoek? Dan mogen de gegevens langer dan 20 jaar worden bewaard. Uw gegevens zijn anoniem wanneer ze niet tot u terug te leiden zijn.

Zelf verzoeken om langer of korter te bewaren

U kunt uw arts vragen uw medische gegevens langer dan 20 jaar te bewaren. Maar u kunt ook vragen of uw arts uw dossier eerder wil weggooien. De arts kan dat in uitzonderlijke gevallen weigeren.